Digitalizarea este un proiect mare si înspăimântător, sau cel puțin așa pare. Noi credem ca nu trebuie sa fie, ca totul poate fi făcut pas cu pas pentru a minimiza riscurile și asigura adoptarea organizațională a sistemelor noi.

O soluție de Enterprise Content Management (ECM), de Content Services (CSP) sau de Document Management (DMS) poate avea zeci, chiar sute de capabilități utile ce pot schimba felul în care organizația face business, maximizând eficiența, transparența și profitabilitatea companiei. Poate părea tentant să automatizați zeci de procese cu excepții complexe, să digitalizați tot ce mișcă în organizație și astfel să ajungeți în acel punct ideal în care organizația este cu adevărat paperless, în care totul există sub formă de document digital și există o aplicație pentru orice nevoie.

Acest ideal către care orice organizație cu pretenția de a fi profitabilă în viitor trebuie să tindă este măreț. Problema este că, în momentul demarării proiectului sunt identificate tot felul de riscuri și costuri ascunse ale proiectului. Scopul nostru și al oricărei companii în proces de digitalizare este minimizarea acestor riscuri și maximizarea beneficiilor clare. O soluție hiper-complexă poate implica costuri mari. Aceste costuri nu implica, însă, și o asigurare pentru non-adopția utilizatorilor din companie pe motiv de rezistență la schimbare sau de aparența supra-complicare a proceselor care lor le sunt familiare. Cum putem minimiza acest risc de non-adopție? Prin a implementa treptat, pas cu pas soluția, pe nevoi presante, rezolvând rapid problemele în ordinea urgenței lor.

Avem nevoie de o soluție care să digitalizeze toate documentele de tip contract, atunci putem implementa un sistem simplu care să facă asta. Apoi putem decide să îl extindem și să implementăm un flux de compunere și aprobare a contractului. Apoi putem include și furnizorii printr-un portal online. Apoi putem extinde această soluție și către zona de gestiune a facturilor pentru a le stoca și apoi monitoriza statusul. Iar acum, dacă tot avem acest sistem implementat nu putem să îl facem să gestioneze și documentele interne organizaționale de tip Internal Requests? O soluție precum One-Step-Paperless poate în cel mai simplu și lipsit de riscuri mod să rezolve 80% din provocările de gestiune a informației din organizații.

Aici principiul Pareto se aplică din plin: o soluție care face 80% din ce e nevoie poate fi implementată rapid, într-o zonă de costuri rezonabilă și cu riscuri minime. Pentru restul de 20% riscurile cresc, complexitatea crește, și costurile se duc în zone care poate în acest stadiu nu sunt justificate de beneficii.

Dar acesta este avantajul unei soluții scalabile, flexibile. Orice implementăm astăzi poate fi extins mâine ca un puzzle la care mai adăugam piese. Orice flux sau feature poate fi modificat pentru a acomoda nevoile viitoare. Totul pe o platforma low-code care înțelege faptul că organizația este în permanentă schimbare, și poate ține pasul cu această schimbare.

Așadar, digitalizarea nu trebuie sa fie un salt de gigant. Poate fi un cumul de pași mici, de proof-of-concepts, fiecare rezolvând probleme cheie într-o manieră simplă. Organizația cu documente digitale și fluxuri automate, cu RPA, cu Chatbots și cu portaluri externe pentru clienți și furnizori nu este departe. Totul este ca fiecare pas să fie făcut la momentul la care beneficiile sale sunt maximizate.

Descopera solutia care va permite sa digitalizati in ritmul vostru.